Secretaría Académica

El personal con que cuenta la Secretaría Académica de la Institución Educativa Monseñor Francisco Cristóbal Toro, es altamente capacitado, contribuyendo así, con el buen funcionamiento del establecimiento educativo como asistentes administrativas y, cuyas tareas generales, incluyen el manejo de las comunicaciones y la preparación de diferentes documentos legales. 

La secretaria académica depende del rector, y por tanto, le corresponde llevar el registro y control de los aspectos legales de la institución. Actualmente se cuenta con tres (3) auxiliares administrativos: Paula Bedoya, Andrés Otálvaro y Alejandra Balvin, respectivamente de izquierda a derecha en las siguientes fotografías publicadas. 

  SECRETARIAS
             


Paula Bedoya

                 

    
Andrés Otálvaro

           

 
Alejandra Balvin  

 

Actividades Secretaría Académica

  • Atención al público en forma excelente; telefónicamente brindando información precisa y cortés, desplazando la llamadda en forma responsable a la dependencia correspondiente.
  • Matrículas de estudiantes en línea: actualizaciones y registros, reporte de datos estadísticos y novedades.
  • Registro de la carga académica de docentes en el software educativo Pc Académico.
  • Expedición de Paz y salvo a estudiantes, registrando novedad en el libro de matrícula o archivo, previa verificación de estados académicos y de rectoría.
  • Organizar listados de estudiantes de las tres sedes en correspondencia con la matrícula en línea, archivo institucional y conteo físico de alumnos.
  • Revisar calificaciones en el software Pc Acadmico y corregir errores cuando la necesidad lo amerite, conforme a las orientaciones administrativas.
  • Mantener organizado y depurado por carpetas y subcarpetas, y de fácil lectura en el computador y archivo  institucional, la información referente a personal docente y administartivo.
  • Mantener dispuesto y actualizado el correo electrónico de los docentes y coordinadores para el envío de información de interés institucional.
  • Omitir de recibir dinero para expedición de certificados y constancias, conforme a la normatividad vigente.
  • Mantener en estricto orden alfabético y actualizado el archivo de alumnos (ver orden de legajamiento) mensualizada, informando novedades en la cobertura.
  • Cancelación de matrícula, previa autorización de rectoría.
  • Llevar el control mensual de tiquete de transporte escolar reportado toda novedad al rector en forma mensual.
  • Reportar en el sistema de matrícula en línea la estadística poblacional atendida por sede, del restaurante escolar y vaso de leche.
  • Atención a docentes y estudiantes, todos los días y exclusivamente en tiempo de descanso y tiempo ordinario, que no interrumpa la jornada de clases.
  • A requerimiento de rectoría, actualizar información relacionada con el P.E.I, Planes de mejoramiento y evaluación institucional, cuadro de promociones
  • Mantener actualizado y en su lugar asignado libros de actas de grado, registro de diplomas, con duplicos ambas; libro sw actas del consejo directivo, académico, reunión de docentes, comisiones de evaluación y promoción y consejo de padres, asamblea de padres de familia.
  • Asentar matrículas en los libros correspondientes (físicos) manténiendolos en perfecto estado. 
  • Mantener la discrecionalidad en el manejo de la información institucional.
  • Expedición de certificados y constancias en perfecta redacción (artículada con la normatividad que corresponda) en forma periódica por solicitud de padre de familia y/o acudiente.
  • Realizar acuerdos y agenda del consejo directivo, académico y otros organismos, bajo la autorización del rector.
  • Publicar en cartelera de rectoría oportunamente toda información emitida: acuerdos, actas y decisiones del consejo directivo y académico, comunicados, resoluciones rectorales, informes contables y otros, bajo la orientación de rectoría, cuando la necesidad lo amerite.
  • Organizar papelería de alumnos del grado 11° para efectos de otrogar grados.
  • Tramitar la inscripción de alumnos del grado 11° ante el Icfes y otras entidades competentes.
  • Cumplir a cabalidad y con diligencia las actividades asignadas, respetando los plazos racionales asignados para tal fin.